O przyznanie dotacji unijnych stara się wiele instytucji publicznych i przedsiębiorstw. Jednak wiążą się z tym liczne obowiązki. Jednym z nich jest sprawozdanie z projektu. Kiedy składa się sprawozdanie z realizacji projektu unijnego i co, jeśli pojawią się w nim błędy?
Dofinansowanie ze środków unijnych wiąże się z szeregiem korzyści, a bez wsparcia rozwój regionu lub przedsiębiorstwa byłby utrudniony. Jednocześnie nie można zapominać, że możliwość uzyskania dotacji jest obwarowana wieloma formalnościami i obowiązkami. Trzeba m.in. dostarczać sprawozdanie z realizacji projektu unijnego. Dofinansowania dotyczą dużych kwot, nie powinno więc nikogo dziwić, że beneficjent jest rozliczany ze wszystkich pieniędzy, jakie otrzymał. Wytyczne na temat sprawozdania powinny znaleźć się w umowie projektu, w tym pojawi się informacja dotycząca częstotliwości przedstawiania dokumentów.
Na jakich etapach projektu wymagane jest składanie sprawozdań?
Chociaż w każdym projekcie mogą być inne warunki, najczęściej sprawozdanie z postępu prac składa się co trzy miesiące. Służą do tego specjalne formularze, w których beneficjent szczegółowo przedstawia podjęte działania i ich rezultaty. Wymienia również poniesione koszty. Wszystko, co zawiera sprawozdanie z projektu, musi być zgodne z tym, co było we wniosku o dotację. Jeżeli dojdzie do naruszeń i nieprawidłowości, można stracić część lub całość dotacji, o czym będzie dalej.
Sprawozdanie z projektu należy przedłożyć także po zakończeniu projektu. W zależności od tego, kto był beneficjentem i jaki był zakres projektu, sprawozdanie z realizacji projektu unijnego może być po 3 lub 5 latach. Dotyczy przedstawienia wskaźników efektów projektu.
Sprawozdanie z realizacji projektu do wniosku o płatność
W zdecydowanej większości przypadków sprawozdanie z projektu unijnego stanowi jeden z elementów wniosku o płatność. Wniosek ten składa się w kilku sytuacjach. Może być w celu refundacji w związku z poniesionymi kosztami albo po to, by uzyskać zaliczkę na realizację projektu. Ponadto składa się go, aby rozliczyć otrzymaną wcześniej zaliczkę. Tutaj trzeba bardzo skrupulatnie wypełnić sprawozdanie z postępu prac. W przypadku, kiedy beneficjent jest jedną z jednostek sektora finansów publicznych i środki zapisano w budżecie, musi rozliczać wydatki, więc to, co zawiera sprawozdanie z projektu unijnego, też jest bardzo ważne.
Co w przypadku, gdy sprawozdanie wykaże nieprawidłowości projektu?
W przypadku, kiedy okaże się, że sprawozdanie z realizacji projektu zawiera nieścisłości lub błędy, zadaniem beneficjenta jest poprawa wniosku bądź jego uzupełnienie. Natomiast w sytuacji, kiedy zapisy z wniosku nie pokrywają się z realizowanymi zadaniami, można stracić dotację. Być może część dotacji będzie trzeba zwrócić także w momencie nietrzymania się procedur w związku z wyborem usługodawców albo dostawców.
Najważniejsze jest to, by sprawozdanie z projektu było zawsze w terminie. Poza tym prace muszą być wykonywane zgodnie z harmonogramem i założeniami projektu, co również będzie w sprawozdaniu.
